Steeds meer bedrijven kiezen voor ERP-software. U kunt hier lezen welke voordelen u hiervan verwacht en welk systeem het juiste is. 

De markt zit vol met ERP-software. Deels zijn de systemen gespecialiseerd in bepaalde industrieën of bedrijfsgroottes, deels hebben ze functies klaar voor bijna elk bedrijf. Het vinden van de juiste software voor uw eigen bedrijf is niet altijd eenvoudig. 

De afkorting ERP staat voor de ondernemende taak van enterprise resource planning. In wezen gaat het om het meest efficiënte gebruik van alle middelen waarop een bedrijf kan terugvallen om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. 

Modules van een ERP-software

Afhankelijk van de behoeften van een bedrijf bestaat de ERP-software uit al die modules en functies die nodig zijn om de eigen processen te dekken. De software voor food heeft bijvoorbeeld totaal andere functies nodig dan een financiële dienstverlener. Daarom hebben veel ERP-leveranciers zich in de loop der jaren gespecialiseerd in specifieke industrieën en hun oplossingen voor hen ontworpen. 

Stap 1: Voorbereiding

Aan het begin van de ERP-zoekopdracht moet u eerst evalueren wat u zoekt. Een as-is analyse van de huidige situatie geeft informatie over waar er momenteel een probleem is en waar er potentieel voor verbetering is. Hieruit kunnen vervolgens concrete doelen worden afgeleid, die met de ERP-implementatie moeten worden nagestreefd. 

Deze worden samen met alle andere randvoorwaarden zoals budget, tijdsbestek, aantal gebruikers, hardwarevereisten, etc. in een eisspecificatie ingevoerd. Daarnaast worden alle benodigde modules en functies hier vermeld en geprioriteerd. Bijvoorbeeld als er boekhouding software nodig is of een oplossing is die al in gebruik is en die moet worden aangesloten.

Stap 2: Stel een projectteam samen

Medewerkers spelen een bijzonder belangrijke rol in ERP-projecten. Zij zijn het immers die uiteindelijk met de software moeten werken. Daarom moeten ze vanaf het begin bij het project worden betrokken. Dit versterkt het begrip van de nieuwe toepassing in de beroepsbevolking en zorgt voor een grotere kans op acceptatie. 

Een medewerker van elke afdeling moet worden aangesteld in het projectteam. Vervolgens draagt hij wensen van de afdeling mee in het project en houdt hij daarentegen zijn afdeling op de hoogte van alle belangrijke zaken. Zelfs in de latere training met de software blijkt de vorming van een projectteam uiterst nuttig, omdat de teamleden als eerste aanspreekpunt kunnen fungeren voor vragen over het systeem. 

Stap 3: De ERP-zoekopdracht

Met de volledige specificaties in de hand en het projectteam achterin kan de daadwerkelijke zoektocht naar een geschikte software dan beginnen. De specificaties dienen als oriëntatie en zorgen ervoor dat u tijdens het zoeken de focus op de essentie niet verliest. 

Vergelijkingsportalen op internet bieden u de mogelijkheid om veel verschillende systemen in één klap te vergelijken en te filteren op basis van uw criteria. Dit leidt u snel naar een shortlist van 3-5 verschillende oplossingen, die vervolgens nader kunnen worden bekeken. 

Stap 4: ERP-software vergelijken

Als u een shortlist van potentiële systemen hebt gemaakt, kan contact worden opgenomen met de providers. Zij kunnen dan aan de hand van hun specificaties zien in hoeverre zij aan uw eisen kunnen voldoen en onder welke voorwaarden. Naast het scala aan functies van de ERP-software spelen nu nog andere factoren een rol.

Er is de gebruikersinterface zoals de gebruiksvriendelijkheid van de software, de ervaring van de provider in de implementatie in uw branche of de schaalbaarheid en flexibiliteit van de aangeboden oplossing. Al deze factoren bepalen, samen met de eerder geformuleerde eisen uit het bestek, uiteindelijk de doorslaggevende factor voor of tegen een software.